Dipl. - Ing. Georg Stegmüller
EDV-Beratung und Softwarelösungen
In PBSManager gibt es die Möglichkeit, bei der Anzeige der Klientendaten für die Erfassung von Einzelsitzungen bzw. Gruppensitzungen zwischen der Anzeige der Namen der Klienten oder deren Nummer umzuschalten. Der Grund für diese Änderung liegt im Wunsch nach mehr Datenschutz während der Datenerfassung. Standardmäßig ist die Anzeige nach Nummern aktiviert. Mit dem Menüeintrag Administration/Optionen kann die Darstellung geändert werden und gilt dann für alle Benutzer dieses PCs.
Wenn zusätzliche Auswertungen oder Reportgeneratoren installiert werden sollen, sollten Sie das mitgelieferte Installationsprogramm verwenden, um die Auswertung bzw. den Reportgenerator zu installieren. Ist dies nicht möglich oder wurde kein Installationsprogramm mitgeliefert, so kopieren Sie die entsprechende Datei in das Verzeichnis des PBSManagers und rufen den Menübefehl Administration/Module registrieren auf. Damit werden alle Plug-Ins des PBSManagers für die Verwendung des PBSManagers registriert. Administration/Module registrieren kann beliebig oft aufgerufen werden.
Wenn ein Klient "Inaktiv" ist, so wird er in allen Auswahlfeldern bei der Sitzungserfassung nicht angezeigt und kann somit nicht erfasst werden. Nur aktive Klienten erscheinen in diesen Listen. Üblicherweise wird dieses Feld verwendet, wenn ein Klient aufgrund eines Auslandsstudiums oder anderer Umstände höchstwahrscheinlich über einen längeren Zeitraum nicht mehr kommt. Nicht betreute Klienten belasten auf diese Weise nicht die Erfassung der betreuten Klienten.
Gleiches gilt für Gruppen und Veranstaltungen.
Bevor man die Auswertungen nach Studienrichtungsgruppen bzw. Fakultäten das erste Mal benötigt, da diese Auswertungen ansonsten falsche Ergebnisse liefern.
Eine Sicherung sollte grundsätzlich dann erfolgen, wenn Sie der Meinung sind, dass der Aufwand, die nicht gesicherten Daten erneut einzugeben, zu groß ist. Wann das der Fall ist, kann so einfach nicht beantwortet werden.
Es gibt zwei Arten von Dateien, die von PBSManager angelegt bzw. verwendet werden:
Verwenden Sie bitte nur *.gbk-Dateien und verwenden Sie zum Wiederherstellen nur den Menübefehl Datenbank/Wiederherstellen oder die Werkzeuge, die mit Interbase mitgeliefert werden.
Nein. Der einzige Unterschied liegt darin, dass ein Backup durch den Aufruf von Datenbank/Sichern erzeugt wird und Sie Speicherort und Name festlegen können. Das Autobackup wird (so Sie es durchführen) bei Programmende gestartet. Die Datei erhält einen automatisch generierten Namen und der Speicherort wird während der Konfiguration mit Datenbankzugriff konfigurieren festgelegt.
Für den eigentlichen Betrieb des PBSManagers ist eine Datensicherung nicht notwendig. Sollte aber ein Defekt der Festplatte auftreten oder aus einem anderen Grund (Virenbefall o.ä.) die Datenbank beschädigt oder zerstört werden, so ist Ihre gesamte Eingabearbeit vergeblich gewesen.
Darüber kann man keine allgemeinen Ratschläge geben. Es sind auch andere Medien denkbar, wie Bandlaufwerke, Zip-Disketten, USB-Speicher und vieles mehr.
(Im Beispiel verwende ich CDs, aber dieses Verfahren ist auch für andere Medien verwendbar.)
Das einfachste Schema ist ein Backup in Rotationen, d.h. man verwendet z.B. 3 CDs, markiert mit 1, 2 und 3. Das erste Backup erfolgt auf der CD mit der Bezeichnung 1, das nächste Backup auf der CD mit der Bezeichnung 2 und danach wird die CD mit der Bezeichnung 3 verwendet. Das 4. Backup erfolgt wieder auf der CD mit der Bezeichnung 1 und dieses Rotationsverfahren wird solange durchgeführt, bis auf einer CD kein Platz mehr ist. Dann wird diese CD ausgewechselt (oder gelöscht, wenn es eine wiederbeschreibbare CD ist).
Mit diesem Verfahren haben Sie immer mindestens 2 Backups, die funktionieren und von denen Sie die Daten wieder herstellen können, sollte mit dem aktuellsten Backup etwas passieren.