Klientenverwaltung

Klientenliste

Die Klientenliste zeigt alle im System erfassten Klienten an. Die Anzeige kann auf mehrere Arten gefiltert werden:

1. Status des Klienten: Hier wird zwischen aktiven und inaktiven Klienten unterschieden. Ein inaktiver Klient wird in keiner Auswahlliste angezeigt, es kann für ihn kein Kontakt erfasst werden.
2. Muster: Die Eingabefelder Nummer, Nachname, Vorname und Betreuer können einzeln oder kombiniert dazu verwendet werden, die Anzeige einzuschränken. Wenn eines dieser Felder nicht leer ist, so werden nur jene Einträge angezeigt, welche mit dem Text des Feldes beginnen. Die Filterung unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben.

Klientenstammdaten

Die Klientenstammdaten bestehen aus 4 Seiten

1. Person: Hier werden die Daten zur Person des Klienten angegeben
2. Studium: Studienrelevante Informationen des Klienten werden auf dieser Seite erfasst
3. Sonstiges dient zur Erfassung von zusätzlichen Informationen über den Klienten bzw. dessen Betreuung
4. Sitzungen Auf dieser Seite finden Sie Informationen über die Kontakte mit diesem Klienten

Export nach Excel

Mit der Schaltfläche können Sie die Daten des Klienten nach Excel exportieren. Dabei wird für jeden Exportvorgang eine neue Exceldatei erstellt.

Seite Person

In dieser Seite geben Sie die Daten zur Person des Klienten ein. Felder, deren Überschrift fett ist (wie z.B. Familienname oder "Codename") müssen erfasst werden, damit der Klient angelegt werden kann. Je nach Einstellung der Option "Anzeige des Klienten" ist entweder der Familienname oder die Nummer des Klienten obligatorisch. Da diese Einstellung allerdings computerspezifisch ist, können in einer vernetzten Umgebung bei unterschiedlichen Einstellungen unterschiedliche Anforderungen für die Datenerfassung entstehen.

Mit den Schaltflächen können Sie (sofern dem Anwender das Recht dazu erteilt worden ist), die Orts- bzw. Betreuerverwaltung öffnen und die dortigen Daten verändern.

Eine weitere Besonderheit gibt es bei der Orts- bzw. PLZ-Eingabe. Wenn Sie das Recht zur Ortsverwaltung besitzen, werden PLZ und Ort Kombinationen, welche noch nicht in der Datenbank enthalten sind, automatisch eingetragen.

Automatisches Nachschlagen von PLZ bzw. Ort:

Wenn Sie eine PLZ eingeben, die in der Datenbank bereits erfasst ist, so wird beim Verlassen des PLZ-Feldes automatisch der Ort eingegeben, sofern sie noch keine Eingabe im Feld Ort gemacht haben. Analog können Sie einen bereits erfassten Ort eingeben und wenn im Feld PLZ nichts steht, wird die PLZ automatisch ergänzt. Hat ein Ort mehrere Postleitzahlen, so wird eine davon genommen. Sollten zu einer PLZ mehrere Orte existieren, wird ebenfalls ein beliebiger davon genommen.

Seite Studium

Auf dieser Seite werden die studienrelevanten Informationen über den Klienten erfasst. Ist der Klient ein Studienwerber, so werden die anderen Felder nicht angezeigt, ansonsten muss mindestens ein Hauptfach erfasst werden.

Automatische Berechnung des Studienbeginns

Als Vorgabe gilt bei der Neuanlage eines Klienten, der ein Student ist, der Beginn des aktuellen Wintersemesters als Beginn des ersten Studienjahres. Wenn der Klient in einem höherem Studienjahr ist, so geben Sie nur an, welches Studienjahr er zum Beginn des aktuellen WS begonnen hat, und das Programm errechnet den Studienbeginn. Die Anzeige wird dabei erst bei einem erneuten Öffnen bzgl. dieser Berechnung aktualisiert.

Seite Sonstiges

Auf dieser Seite können weitere Informationen über den Klienten erfasst werden. Keine dieser Eingaben ist obligatorisch.

Seite Sitzungen

Auf dieser Seite werden alle Sitzungen eines Klienten angezeigt. Die Anzeige der Sitzungen kann auf Einzelsitzungen bzw. Gruppensitzungen gefiltert werden. Die Sitzungen werden nach dem Datum sortiert, wobei die älteste zuerst angezeigt wird.