Klientendatenerfassung

Klientenliste

Die Klientenliste zeigt alle im System erfassten Klienten an. Die Anzeige kann auf mehrere Arten gefiltert werden:

1. Status des Klienten: Hier wird zwischen aktiven und inaktiven Klienten unterschieden. Ein inaktiver Klient wird in keiner Auswahlliste angezeigt, es kann für ihn kein Kontakt erfasst werden.
2.  Geschlecht: Die Liste kann nach dem Geschlecht der Klienten gefiltert werden.
3. Muster: Die Eingabefelder Nummer, Nachname, Vorname, Pseudonym, Betreuer, „Letzter Betreuer“ und Kennwort können einzeln oder kombiniert dazu verwendet werden, die Anzeige einzuschränken. Wenn eines dieser Felder nicht leer ist, so werden nur jene Einträge angezeigt, welche den Text des Feldes beinhalten. Die Filterung unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben.

„Letzter Betreuer“ meint damit jenen Betreuer, der den spätesten Einzelkontakt mit dem Klienten hatte.

Vor dem Löschen eines Klienten werden seine Abhängigkeiten (Die Anzahl der Einzelkontakte, Gruppenkontakte und die Anzahl der Gruppen, bei denen er Teilnehmer ist) angezeigt und der Löschvorgang muss extra bestätigt werden.

Vollanlage von Klienten

Die Klientenstammdaten bestehen aus 4 Seiten:

1. Person: Hier werden die Daten zur Person des Klienten angegeben.
2. Studium: Studienrelevante Informationen des Klienten werden auf dieser Seite erfasst.
3. Sonstiges dient zur Erfassung von zusätzlichen Informationen über den Klienten bzw. dessen Betreuung.
4. Sitzungen Auf dieser Seite finden Sie Informationen über die Kontakte mit diesem Klienten.

Seite Person

In dieser Seite geben Sie die Daten zur Person des Klienten ein. Felder, deren Überschrift fett ist (wie z.B. Familienname) müssen erfasst werden, damit der Klient angelegt werden kann. Je nach Einstellung der Option "Anzeige des Klienten" ist entweder der Familienname oder die Nummer des Klienten obligatorisch. Da diese Einstellung allerdings computerspezifisch ist, können in einer vernetzten Umgebung bei unterschiedlichen Einstellungen unterschiedliche Anforderungen für die Datenerfassung entstehen.

Das angegebene Kennwort muss bei telefonischen Auskünften erfragt werden.

Ein Pseudonym wird nur verwendet, wenn kein Familienname erfasst worden ist.

Mit den Schaltflächen  können Sie (sofern dem Anwender das Recht dazu erteilt worden ist), die Orts- bzw. Betreuerverwaltung öffnen und die dortigen Daten verändern.

Ein Klient kann aktiv oder inaktiv sein. Inaktive Klienten scheinen in keiner Auswahlliste aus, werden aber bei Auswertungen nicht ignoriert.

Anzeige der Adressinformation

Die Anzeige der Adressinformation kann in den Optionen aktiviert oder deaktiviert werden.

Automatische Erfassung von PLZ bzw. Ort

Eine weitere Besonderheit gibt es bei der Orts- bzw. PLZ-Eingabe. Wenn Sie das Recht zur Ortsverwaltung besitzen, werden PLZ und Ort Kombinationen, welche noch nicht in der Datenbank enthalten sind, automatisch eingetragen.

Automatisches Nachschlagen von PLZ bzw. Ort

Wenn Sie eine PLZ eingeben, die in der Datenbank bereits erfasst ist, so wird beim Verlassen des PLZ-Feldes automatisch der Ort eingegeben, sofern sie noch keine Eingabe im Feld Ort gemacht haben. Analog können Sie einen bereits erfassten Ort eingeben und wenn im Feld PLZ nichts steht, wird die PLZ automatisch ergänzt. Hat ein Ort mehrere Postleitzahlen, so wird eine davon genommen. Sollten zu einer PLZ mehrere Orte existieren, wird ebenfalls ein beliebiger davon genommen.

Seite Studium

Auf dieser Seite werden die studienrelevanten Informationen über den Klienten erfasst. Ist der Klient ein Studienwerber, so werden die anderen Felder nicht angezeigt, ansonsten muss mindestens ein Hauptfach erfasst werden. Mittels STRG-F bzw. der Schaltfläche  kann ein Filterdialog für die Studienrichtungen aufgerufen werden.

Wenn ein Studierender wieder zu einem Studienwerber wird, so werden während des Speicherns in der Datenbank alle seine zugeordneten Studienrichtungen entfernt.

Automatische Berechnung des Studienbeginns

Als Vorgabe gilt bei der Neuanlage eines Klienten, der ein Student ist, der Beginn des aktuellen Wintersemesters als Beginn des ersten Studienjahres. Wenn der Klient in einem höherem Studienjahr ist, so geben Sie nur an, welches Studienjahr er zum Beginn des aktuellen Wintersemesters begonnen hat, und das Programm errechnet den Studienbeginn. Die Anzeige wird dabei erst bei einem erneuten Öffnen bzgl. dieser Berechnung aktualisiert.

 Seite Sonstiges

Auf dieser Seite können weitere Informationen über den Klienten erfasst werden. Keine dieser Eingaben ist obligatorisch.

Seite Sitzungen

Auf dieser Seite werden alle Sitzungen eines Klienten angezeigt. Die Anzeige der Sitzungen kann auf Einzelsitzungen bzw. Gruppensitzungen gefiltert werden. Die Spalten können auf- und absteigend sortiert werden. Wenn es in einer Spalte, nach der sortiert wird, gleiche Einträge gibt, so ist die Reihenfolge dieser Einträge nicht definiert und kann jedes Mal anders sein.

Export nach Excel

Mit der Schaltfläche  können Sie die Daten des Klienten nach Excel exportieren. Voraussetzung ist, das MS Excel installiert ist.

 Schnellanlage

Die hellblau hinterlegten Felder müssen eingegeben werden, alle anderen sind optional. Ob das Feld „Nummer“ oder „Name“ obligatorisch ist, hängt von der Konfiguration des PBSManagers ab (Anzeige der Klienten nur als Nummer oder mit Namen und Nummer).

„Fertig“ bedeutet, dass das Studium bereits abgeschlossen worden ist.

Das angegebene Passwort muss bei telefonischen Auskünften erfragt werden.

Wird das Fenster verbreitert, so werden auch die Felder „Name“, „Hauptbetreuer“ und „Studienrichtung“ verbreitert.

oder STRG-F	Öffnet einen Filterdialog für die Studienrichtungen.
	Öffnet das Fenster zur Verwaltung von Studienrichtungen.

 Aktivieren inaktiver Klienten

Wenn Sie bei der Sitzungserfassung einen Namen oder eine Nummer eingeben, der bzw. die nicht in der Liste ist und Sie die Schnellanlage oder die Vollanlage ausführen, wird zuvor überprüft, ob es inaktive Klienten gibt, die zu Ihrer Eingabe passen. So zumindest ein solcher inaktiver Klient gefunden wurde, wird vor der Schnell- bzw. Vollanlage das Fenster zur Aktivierung inaktiver Klienten angezeigt.

In diesem Fenster werden Ihnen die Kandidaten angezeigt. Sie haben jetzt folgende Optionen:

	Sie wählen einen aus dieser Liste aus und aktivieren ihn. Das Fenster wird daraufhin geschlossen und das Anlegen übersprungen.
	Sie entscheiden sich, einen neuen Klienten anzulegen.
	Sie brechen die Aktion ab.